بالتعاون مع Bayt.com
أصبح معظم المهنيون اليوم يستخدمون الرسائل الالكترونية للتواصل مع بعضهم البعض وانجاز كافة مهامهم اليومية، فقد أصبحت عملية ارسال الرسائل الإلكترونية سهلة وبسيطة.
ولكن يجهل بعض الأشخاص خطوات كتابة الرسائل الإلكترونية بطريقة مهنية، فقد يؤدي كتابتها بشكل خاطئ الى تشويه صورتك المهنية أمام الآخرين. لذا احرص على اتباع كافة الخطوات بدقة كي لا تترك انطباع سلبي عن شخصيتك لدى الآخرين.
يقدم لك خبراء بيت.كوم في ما يلي بعض النصائح لمساعدتك على كتابة رسائل إلكترونية مهنية:
1. عرّف عن نفسك: احرص على تقديم نفسك للأشخاص الذين لا تعرفهم جيداً أو لا تربطك بهم علاقة مهنية قوية، فلا تفترض أن الشخص الذي تتواصل معه يعرفك أو يتذكرك. لذا احرص على ذكر اسمك ودورك الوظيفي بشكل مختصر وواضح قبل التطرق الى تفاصيل العمل.
2. تجنب التحدث حول الأمور الشخصية: لا تتطرق الى مواضيع خاصة وشخصية عند كتابة بريد إلكتروني، فقد يطلع عليه أشخاص آخرون غير الشخص المتلقي. لذا ركّز على مناقشة الأمور العامة فحسب، وتحدث حول الأمور الشخصية عبر الهاتف.
3. لا تستخدم علامات التعجب بكثرة: ان استخدام علامات التعجب بكثرة يترك انطباعاً سيئاً عن شخصيتك. لذا احرص على استخدام هذه العلامات باعتدال، حيث يفضل استخدام علامة تعجب واحدة فقط في البريد الواحد.
4. أجب عن البريد في الوقت المناسب: لا يفضل الانتظار فترة طويلة للاجابة عن البريد الذي استلمته، فذلك أمر غير مهني ويترك انطباعاً سلبياً عن شخصيتك. حيث يشير الخبراء الى أن الوقت المثالي للاجابة عن الرسائل الالكترونية يتراوح ما بين 24 و48 ساعة.
5. تجنب ارتكاب الأخطاء النحوية: ان الأسلوب الذي تتبعه في الكتابة كالإملاء، وعلامات الترقيم والنحو يعكس شخصيتك. لذا احرص على قراءة البريد أكثر من مرة قبل ارساله الى الشخص المعني للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية أو الاملائية ولتجنب ترك انطباعاً سلبياً عن شخصيتك.
6. تجنب استخدام الكلمات المختصرة والمصطلحات الغريبة: تجنب استخدام المصطلحات التي قد تخلق تشويشاً لدى الشخص المتلقي. فالتواصل مع الأشخاص عبر البريد الالكتروني يختلف عن التحدث معهم عبر الهاتف حيث يمكنك شرح المصطلحات الغامضة وغير المفهومة.
7. تجنب التحدث عن المشاكل: تجنب ذكر الأخبار السيئة أو التحدث عن المشاكل، اذ لا يفضل التطرق الى المواضيع الشخصية في البريد الالكتروني، فالتحدث عن المشاكل قد يترك انطباعاً سلبياً عن شخصيتك. حيث يفضل حل المشاكل وجهاً لوجه أو عبر الهاتف.
8. اكتب عنوان واضح: يتلقى معظم المهنيون آلاف الرسائل الالكترونية يومياً، لذا احرص على كتابة عنوان واضح، ودقيق ويرتبط بالموضوع الرئيسي، فمن المحتمل بأن يتم ارسال العناوين المبهمة الى ملف الرسائل غير المرغوب بها. واحرص أيضاً على كتابة عنوان يتناسب مع موضوع البريد الالكتروني.
9. ارسل البريد الى الأشخاص المعنيين فحسب: راجع أسماء كافة الأشخاص الذين شملتهم في البريد قبل ارسال البريد اليهم. فقد لا يبدي بعض الأشخاص أي اهتمام بالموضوع المحدد، وبالتالي ستحصل على نتائج سلبية. لذا احرص على ارسال البريد الى الأشخاص المعنيين فحسب قبل الضغط على خيار "ارسال لكافة الأشخاص".
10. اجعل البريد مختصراً: تجنب ذكر تفاصيل غير مهمة واجعل البريد مختصراً وموجزاً قدر الامكان. ادخل في الموضوع الرئيسي مباشرة واستخدم علامات التنقيط والفقرات.
11. استخدم الرد الآلي عند الضرورة: إن عدم الاجابة على البريد الذي استلمته في الوقت المناسب يترك انطباعاً سلبياً عن شخصيتك. لذا احرص على استخدام رد آلي عند أخذ اجازة من العمل واحرص على تحديد الفترة التي ستغيب فيها، واذكر اسم الشخص الذي يقوم بأداء مهامك في خلال فترة غيابك.
12. استخدم اللهجة مناسبة: تعتمد اللهجة التي يجب استخدامها في الرسائل الالكترونية على نوعية العلاقة التي تربطك بالشخص، حيث يتعين عليك استخدام لهجة رسمية إن كنت لا تعرف الشخص، ويمكنك استخدام لهجة غير رسمية في حال كانت تربطك به علاقة جيدة.
13. أضف توقيع خاص بك في نهاية البريد: يعكس التوقيع وبيانات الاتصال الخاصة بك شخصيتك، لذا احرص على اضافة توقيع خاص بك في نهاية البريد واستخدام التصميم الخاص بشركتك لتجنب تشويش العملاء عند البحث عن بيانات الاتصال الخاصة بك.
14. تجنب الافصاح عن أية معلومات سرية: يمكن استخدام البريد الالكتروني لمسائل قانونية، نظراً لكونه كتابياً. لذا تجنب الافصاح عن أية معلومات سرية حول شركتك أو ذكر تفاصيل شخصية، فقد يتم ارسال البريد الى الشخص الخطًأ.
15. تجنب المزاح والفكاهة: تجنب المزاح والتحدث بطريقة ساخرة في البريد الالكتروني، فقد يساء فهم هذه المعلومات في بعض الأحيان، وبالتالي الحصول على نتائج سلبية.
16. استخدم الخط المناسب: يفضل استخدام خط معين عند كتابة البريد الالكتروني. واحرص على استخدام نوع الخط الذي يستخدمه معظم الأشخاص عادة مثل Arial وTimes New Roman، بالاضافة الى استخدام خط وحجم ثابت.
17. ارسال البريد الالكتروني في الوقت المناسب: يوجد مواعيد معينة لارسال الرسائل الالكترونية، حيث يفضل ارسال الرسائل الالكترونية في خلال ساعات العمل الخاصة بالشخص المتلقي. تجنب ارسال الرسائل في خلال ساعات المساء، فذلك أمر غير مهني على الاطلاق. واحرص على الاطلاع على فرق التوقيت بين الدول قبل ارسال الرسائل الالكترونية.
18. تحقق من الملفات المرفقة: يفضل عدم ارفاق ملفات ذات حجم كبير بالبريد الالكتروني، فقد يواجه الشخص المتلقي صعوبة في تحميلها، واحرص على اعلام الشخص المتلقي بحجم الملفات الكبيرة قبل ارسالها. كما يفضل ارفاق ملفين في البريد الالكتروني الواحد، فارفاق المزيد من الملفات يؤدي الى تشويش الشخص المتلقي.
19. احترم خصوصية الآخرين: يفضل استخدام خاصية "BCC" عند ارسال البريد الى أكثر من شخص لا تربطهم أية علاقة. فقد تواجه مشاكل عند الافصاح عن بيانات الاتصال الخاصة ببعض الأشخاص.
20. ساعد الآخرين على اتباع الخطوات السابقة: بعد أن تعرفت على الخطوات المناسبة لارسال بريد إلكتروني، احرص على مساعدة زملائك ومرؤوسيك على اتباع الخطوات عينها. فلا جدوى بأن يقوم موظف واحد فحسب باتباع هذه الخطوات في حين يفشل الآخرون في هذه العملية.
اقرأ أيضاً:
موظفك أذكى منك.. كيف تتعامل معه؟
10 دقائق لإجراء تقييم لأداء موظفك... كيف؟
